# MỤC LỤC: HỆ THỐNG NHẬP LIỆU EXCEL/SHEETS ĐẨY DỮ LIỆU LÊN HỆ THỐNG KHO

> Bối cảnh: Nhân viên nhập dữ liệu bán hàng trực tiếp trên file Excel/Google Sheets, bấm nút **"Sell"** để đẩy tự động lên hệ thống kho (WMS) của công ty. Quy mô: doanh nghiệp, nhiều phòng ban.

---

## PHẦN 1 — TỔNG QUAN & MỤC TIÊU
1.1. Bối cảnh và vấn đề hiện tại (nhập liệu thủ công, sai sót, chậm cập nhật kho)
1.2. Mục tiêu hệ thống (giảm thời gian nhập, đồng bộ real-time, giảm sai lệch tồn kho)
1.3. Phạm vi dự án (In-scope / Out-of-scope)
1.4. Đối tượng sử dụng: Sales, Kho, Kế toán, Quản lý chi nhánh, Admin hệ thống
1.5. Chỉ số đo lường thành công (KPI): thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, % đơn đồng bộ thành công

## PHẦN 2 — PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ
2.1. Quy trình bán hàng hiện tại (as-is)
2.2. Quy trình đề xuất (to-be) — từ lúc nhập đến lúc kho nhận
2.3. Vai trò & phân quyền theo từng bước quy trình
2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu tổng thể (Data Flow Diagram)
2.5. Xử lý các tình huống đặc biệt: hủy đơn, đổi trả, giảm giá, bán combo, bán vượt tồn kho

## PHẦN 3 — THIẾT KẾ FILE NHẬP LIỆU (EXCEL/GOOGLE SHEETS)
3.1. Cấu trúc cột bắt buộc (Mã SP/SKU, tên SP, SL, đơn giá, khách hàng, chi nhánh, người nhập, thời gian)
3.2. Data validation: dropdown danh mục SP, định dạng số/ngày, ràng buộc bắt buộc
3.3. Template chuẩn hóa & sheet hướng dẫn nhập liệu
3.4. Cơ chế phát hiện trùng lặp / dữ liệu bất thường
3.5. Quản lý phiên bản file, tránh xung đột khi nhiều người sửa cùng lúc

## PHẦN 4 — KIẾN TRÚC KỸ THUẬT
4.1. Sơ đồ kiến trúc tổng thể (Sheet ⇄ Middleware ⇄ WMS)
4.2. So sánh nền tảng: Google Sheets + Apps Script vs Excel + VBA/Power Automate vs Excel Add-in
4.3. Cơ chế nút "Sell" (custom button/menu, macro, Office Script)
4.4. Middleware/API kết nối tới hệ thống kho (REST API, webhook, message queue)
4.5. Xác thực & bảo mật kết nối (API key, OAuth2, service account)
4.6. Đồng bộ hai chiều — cập nhật tồn kho ngược lại về file sau khi kho xác nhận

## PHẦN 5 — TÍCH HỢP HỆ THỐNG KHO (WMS)
5.1. Rà soát API/endpoint hiện có của hệ thống kho
5.2. Mapping trường dữ liệu (Excel ⇄ WMS)
5.3. Cơ chế xử lý lỗi khi đẩy dữ liệu: retry, rollback, ghi log lỗi
5.4. Kiểm tra tồn kho real-time trước khi cho phép bấm "Sell"
5.5. Cập nhật trạng thái đơn hàng (đang xử lý / thành công / thất bại)

## PHẦN 6 — LOGIC XỬ LÝ KHI BẤM NÚT "SELL"
6.1. Validate dữ liệu đầu vào trước khi gửi
6.2. Hộp thoại xác nhận, chống bấm trùng (double-submit)
6.3. Cơ chế gửi: từng dòng hay theo lô (batch)
6.4. Ghi log giao dịch (ai bấm, lúc nào, dữ liệu gì)
6.5. Phản hồi kết quả trực tiếp trên file (màu sắc, cột trạng thái)
6.6. Khóa dòng dữ liệu đã gửi thành công, tránh sửa/gửi lại

## PHẦN 7 — PHÂN QUYỀN & BẢO MẬT
7.1. Phân quyền theo phòng ban / chi nhánh / vai trò
7.2. Giới hạn vùng chỉnh sửa (protected ranges, view-only)
7.3. Audit trail — lịch sử thao tác nhập và bấm "Sell"
7.4. Bảo mật thông tin xác thực (API key/credentials không lộ trong file)
7.5. Tuân thủ quy định nội bộ / bảo mật dữ liệu khách hàng

## PHẦN 8 — XỬ LÝ NGOẠI LỆ & GIÁM SÁT
8.1. Xử lý khi mất kết nối mạng / API timeout
8.2. Hàng đợi retry cho các giao dịch lỗi
8.3. Dashboard giám sát trạng thái đồng bộ theo thời gian thực
8.4. Cảnh báo (email/Slack) khi có lỗi hệ thống liên tục
8.5. Đối soát dữ liệu định kỳ giữa file và hệ thống kho

## PHẦN 9 — TRIỂN KHAI & VẬN HÀNH
9.1. Lộ trình triển khai theo giai đoạn (pilot 1 phòng ban → mở rộng toàn công ty)
9.2. Đào tạo người dùng theo từng vai trò
9.3. Tài liệu hướng dẫn sử dụng (SOP)
9.4. Kênh hỗ trợ khi gặp lỗi (helpdesk nội bộ)
9.5. Kế hoạch bảo trì & nâng cấp định kỳ

## PHẦN 10 — MỞ RỘNG TƯƠNG LAI (ROADMAP)
10.1. Chuyển đổi từ Excel/Sheets sang web app nội bộ khi quy mô lớn hơn
10.2. Tích hợp thêm hệ thống kế toán, CRM
10.3. Tự động hóa báo cáo doanh số / tồn kho
10.4. Ứng dụng di động cho sales ngoài hiện trường

---

### Gợi ý ưu tiên triển khai (nếu cần MVP nhanh)
1. Phần 3 (thiết kế file) + Phần 6 (logic nút Sell) — làm trước để có bản demo
2. Phần 4.3 + 4.4 (cơ chế kỹ thuật kết nối) — quyết định công nghệ sớm
3. Phần 5 (tích hợp WMS thật) — cần làm việc với team kho để có API
4. Phần 7 (bảo mật/phân quyền) — bắt buộc trước khi lên production toàn công ty